Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều thay đổi liên quan đến thông tin của người đại diện theo pháp luật, thành viên/cổ đông góp vốn, địa chỉ liên lạc, quốc tịch hoặc số giấy tờ pháp lý…
Việc cập nhật kịp thời các thông tin này trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn thể hiện tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp.
VPL cung cấp dịch vụ cập nhật, bổ sung thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trọn gói và nhanh chóng, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý toàn bộ quy trình từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận kết quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý.
Giới thiệu chung
1/ Khái niệm
Căn cứ theo quy định tại Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin về chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 40 đến Điều 55 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Thông thường các trường hợp thực hiện thủ tục cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gồm:
Cập nhật, bổ sung thông tin về chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật/ chủ sở hữu/ thành viên như: Căn cước công dân, hộ chiếu, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên lạc,… (chỉ cập nhật thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật/ chủ sở hữu/ thành viên hiện tại, không thuộc trường hợp thay đổi từ người này sang người khác).
Cập nhật địa chỉ công ty, địa chỉ nhận thông báo thuế do thay đổi địa giới hành chính (không thuộc trường hợp thay đổi từ địa điểm này sang địa điểm khác).
Cập nhật, bổ sung số điện thoại, thư điện tử, email, website của doanh nghiệp.
2/ Lưu ý khi thực hiện thủ tục cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp chưa có thông tin về số điện thoại công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần bổ sung số điện thoại công ty cùng lúc với cập nhật, bổ sung, điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Đối với các thông tin thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật, bổ sung thông tin, đối với các thông tin không thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Đối với trường hợp chỉ cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính, doanh nghiệp chọn mục “Chỉ thực hiện thay đổi địa giới hành chính”.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của VPL
Hỗ trợ rà soát toàn diện
Một số thông tin doanh nghiệp không thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, VPL hỗ trợ truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để rà soát các thông tin cần cập nhật, tổng hợp và tư vấn cho doanh nghiệp đảm bảo doanh nghiệp cập nhật đầy đủ các thông tin cần thay đổi trong một lần.
Đồng bộ hồ sơ pháp lý
Bên cạnh việc cập nhật, bổ sung thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, VPL tư vấn toàn diện các hồ sơ pháp lý khác cần cập nhật (nếu cần) như Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, các giấy phép khác đảm bảo đồng bộ hồ sơ pháp lý của công ty.
Hỗ trợ doanh nghiệp sau điều chỉnh
Ngoài việc cập nhật thông tin, VPL sẽ hướng dẫn các thủ tục liên quan sau điều chỉnh, chẳng hạn như thay đổi con dấu, điều chỉnh thông tin trên hệ thống thuế, ngân hàng, bảo hiểm, v.v.
Thời gian xử lý nhanh chóng
Đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm của VPL sẽ rút ngắn tối đa thời gian xử lý hồ sơ, thường xuyên liên hệ với cơ quan đăng ký kinh doanh để theo dõi, đẩy nhanh tiến độ trả kết quả.
Bảo mật thông tin tuyệt đối
VPL cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp, tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp và cá nhân, không chia sẻ cho bất kỳ bên thứ ba nào khác.
Phạm vi dịch vụ VPL cung cấp
Tư vấn, hỗ trợ rà soát toàn diện: Sau khi tiếp nhận yêu cầu, bên cạnh các thông tin cần cập nhật do khách hàng cung cấp, VPL hỗ trợ rà soát trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và tư vấn các thông tin cần cập nhật khác (nếu có) đảm bảo cập nhật đầy đủ toàn bộ thông tin cần thiết.
Soạn thảo hồ sơ: Hồ sơ cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được đội ngũ chuyên viên, luật sư của VPL soạn thảo theo biểu mẫu mới nhất và quy định của pháp luật hiện hành.
Đại diện doanh nghiệp thực hiện toàn bộ thủ tục: VPL đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ, làm việc, giải trình với Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Tài chính về việc cập nhật, bổ sung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ cần ký, chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn, toàn bộ quy trình VPL sẽ đại diện xử lý.
Nhận và bàn giao kết quả: Sau khi hồ sơ được chấp thuận, VPL sẽ nhận và bàn giao kết quả bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (nếu có) đến khách hàng.
Hướng dẫn thực hiện các thủ tục liên quan như cập nhật thông tin với ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội… Điều chỉnh các hồ sơ pháp lý như Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép khác (nếu doanh nghiệp có nhu cầu).
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi thực hiện thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp?
Căn cứ theo Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (kê khai tại mục B Mẫu số 12 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC).
– Trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì nộp kèm Giấy ủy quyền.
Doanh nghiệp có cần khắc lại con dấu khi cập nhật địa chỉ không?
Thông thường con dấu doanh nghiệp sẽ thể hiện địa chỉ doanh nghiệp. Nếu sau khi cập nhật, thông tin địa chỉ trên con dấu doanh nghiệp có sự thay đổi thì doanh nghiệp cần khắc lại con dấu mới. VPL hỗ trợ khắc dấu theo mẫu chuẩn.
Cập nhật hộ chiếu/CCCD của người đại diện theo pháp luật/thành viên/chủ sở hữu/cổ đông thì có cần nộp kèm bản sao công chứng hộ chiếu/CCCD không?
Theo quy định tại Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thành phần hồ sơ nộp kèm khi cập nhật thông tin hộ chiếu/CCCD của người đại diện theo pháp luật/thành viên/chủ sở hữu/cổ đông không bao gồm bản sao công chứng hộ chiếu/CCCD. Tuy nhiên một số chuyên viên Phòng Đăng ký Kinh doanh có thể yêu cầu bản sao công chứng hộ chiếu/CCCD để đối chiếu thông tin trong hồ sơ.
Trường hợp có nhiều thông tin cần cập nhật thì có thể điều chỉnh chung 1 lần được không?
Có. VPL hỗ trợ rà soát, tư vấn các thông tin cần cập nhật và thực hiện thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chung 1 lần để tối ưu chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
Sau khi cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì có cần cập nhật thông tin trên các giấy tờ pháp lý nào khác nữa không?
Việc này sẽ tùy thuộc vào thông tin mà doanh nghiệp cập nhật. Ví dụ: Trường hợp doanh nghiệp cập nhật hộ chiếu/CCCD, địa chỉ trụ sở trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, dẫn đến thay đổi thông tin trên các hồ sơ liên quan khác như Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy phép con, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,… thì doanh nghiệp có thể tiến hành điều chỉnh các giấy phép liên quan này để đảm bảo thống nhất thông tin trong hồ sơ pháp lý.
Thời gian xử lý hồ sơ cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là bao lâu?
Theo quy định của pháp luật, thời gian để hoàn thành thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là 3 ngày làm việc kể từ khi Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, tổng thời gian thực tế để doanh nghiệp nhận được bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể kéo dài hơn, khoảng 05 – 07 ngày làm việc. Sự chênh lệch này chủ yếu do việc trả kết quả qua bưu điện hoặc các thủ tục nội bộ khác.
